Onboarding
Timeline
Onboarding neuer Regionen – Einführung
Die Onboarding-Seite ordnet die Themenblöcke für die Einführung der „Region der Lebensretter“ und beschreibt kompakt, welche Aufgaben je Abschnitt anstehen und welche Ergebnisse angestrebt werden. Die Nummerierung dient der Orientierung innerhalb eines Gesamtprozesses, bildet jedoch keine zwingende Chronologie ab. Einzelne Arbeitspakete verlaufen parallel und greifen an definierten Punkten ineinander.
01 Onboarding-Meeting
Das Onboarding Meeting dient dazu, ein gemeinsames Verständnis von Zielbild, Projektumfang, Meilensteinen und Rollen zu schaffen. In einem strukturierten Online-Termin werden System, Onboarding-Fahrplan und Werkzeuge vorgestellt, typische Fragestellungen der Region adressiert und konkrete nächste Schritte je Rolle festgehalten. Dadurch entsteht ein abgestimmtes Vorgehen, das den weiteren Projektverlauf transparenter, schneller und planbarer macht.
- Einladung zum Online-Onboarding-Meeting mit Agenda.
- Durchführung des Termins mit Vorstellung von Team, System und Onboarding-Fahrplan.
- Darstellung von Rollen, Zuständigkeiten und Tools wie Backend, DEFI-Map, Helpdesk und Slack.
- Nachbereitung mit einer E-Mail-Zusammenfassung und den nächsten Schritten für jede Rolle.
- Festlegung des Teilnehmendenkreises, zum Beispiel Regional-Admin, ILS, DEFI-Map-Admin, Öffentlichkeitsarbeit, Trägervertretung.
- Interne Terminfindung und Versand von Kalendereinladungen.
- Sammeln erster Fragen zu Technik, Kommunikation und Finanzierung für das Onboarding-Meeting.
02 Rechtliche Voraussetzungen
Ziel dieses Schrittes ist die Herstellung einer belastbaren rechtlichen und datenschutzrechtlichen Grundlage für den Betrieb des Systems in der Region. Hierzu werden Endkunden-/Leistungsvertrag und Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, die Rollen der Beteiligten rechtlich eingeordnet und offene Fragen zu Haftung, Versicherung und Datenschutz systematisch geklärt. Ergänzend werden die erforderlichen Dokumente für Admins und weitere Beteiligte bereitgestellt, damit interne Freigaben und Prüfprozesse beim Träger zügig erfolgen können.
- Bereitstellung der Vertragsunterlagen (Endkunden-/Leistungs-Vertrag, AV-Vertrag, Datenschutzinfo).
- Durchführung des Vertrags- / Datenschutz-Gesprächs (ca. 2 h) mit Erläuterung von DS, Recht, Versicherung.
- Bereitstellung von Vorlagen für Datenschutzerklärung Admins und ggf. Mitgliedsantrag.
- Teilnahme am Vertragsgespräch (Endkunden-/Leistungs-Vertrag + AV-Vertrag).
- Prüfung der Vertragsunterlagen durch Rechtsabteilung/Träger.
- Unterzeichnung von Leistungs-/Endkundenvertrag und AV-Vertrag.
- Organisation der Datenschutzerklärungen für Admins (Unterschriften einsammeln, interne Ablage).
03 Rollen & Ansprechpartner
In diesem Schritt werden Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege in der Region so festgelegt, dass alle operativen, technischen und kommunikativen Aufgaben dauerhaft zugeordnet sind. Im Mittelpunkt stehen die Definition der Schlüsselrollen (zum Beispiel Regional-Admin, ILS-Kontakt, DEFI-Map-Admin, Öffentlichkeitsarbeit, PSNV) sowie die Dokumentation von Kontaktdaten, Zuständigkeiten und Zeitbudgets. Dadurch entsteht eine klare Struktur, die sowohl den laufenden Betrieb als auch die Zusammenarbeit mit RdL transparent und verlässlich macht.
- Bereitstellung einer Rollenmatrix mit Aufgaben und geschätzten Zeitbedarfen je Rolle.
- Beratung bei der Rollenverteilung, zum Beispiel zur Anzahl der Admins oder zur Anbindung der PSNV.
- Einpflege der Ansprechpartner in die interne RdL-Übersicht und Vorbereitung der Zugänge für Backend, Slack und Helpdesk.
- Benennung und Dokumentation der zentralen Rollen.
- Ansprechperson in der Integrierten Leitstelle (ILS).
- Regional-Admin für die Helfendenverwaltung.
- Ggf. Organisations-Admins, zum Beispiel für Hilfsorganisationen und Kliniken.
- DEFI-Map-Admin.
- Verantwortliche Person für Öffentlichkeitsarbeit und Fundraising.
- PSNV-Anlaufstelle in der Region.
- Erfassung der Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Funktion) in einer Liste.
- Einschätzung des zeitlichen Ressourcenbedarfs und interne Freistellung, zum Beispiel 1–2 Stunden pro Woche für Öffentlichkeitsarbeit oder AED-Administration.
Dokumente:
- Demo Checkliste / Stakeholder erfassen (PDF) um Kontaktdaten erfassen
- Angebot einer digitalen Erfassung: Monday Formular > neues Regionenboard Orga/Admins
Aufwand und Aufgaben
Diese Übersicht fasst die zentralen Rollen und Aufgaben im Betrieb einer Region der Lebensretter zusammen. Pro Rolle werden typische Tätigkeiten, der zeitliche Aufwand sowie eine grobe Einschätzung des benötigten Personalumfangs dargestellt.
Ansprechpartner*in in der ILS
- Administration der Einsatzweitergabe an RdL.
- Anlegen von Pseudo-Einsatzmitteln.
- Alarmtypen verwalten.
- Rescuetrack-Textselektion.
Initial 1h. Sonst nur bei Anfragen.
Administration Helfer (Regionaler Administrator)
- Anlegen bzw. Freigeben von Helfer*innen im System.
- Kontrolle von Dokumenten (Qualifikationsnachweise, Datenschutzerklärung, Schweigepflichtserklärung).
- Versenden von Zugangsdaten.
- Ansprechpartner*in bei Problemen mit dem Anmelden in der App.
Initial 10h. Im Verlauf 1–2h pro Woche.
- Koordination der AED-Verifizierer.
- Überprüfen der Datenqualität.
- Ansprechpartner*in bei Fragen rund um die AEDs und AED-Standorte.
Initial 1–2h pro Woche. Im Verlauf 1–2h pro Monat.
- AED-Standorte verifizieren.
- Koordinaten festlegen.
- Zugang beschreiben.
- Bilder erstellen.
- Zugangszeiten erfassen.
- Betreiberkontakt und sonstige Informationen rund um den AED erfassen.
Pro zu verifizierendem Standort circa 3–5 Minuten.
- Kommunikation des Projektes in der Region.
- Kontakt zu Stakeholdern aus Politik, Wirtschaft, Hilfsorganisationen und Gesundheitseinrichtungen.
- Fundraising.
- Marketing, Veranstaltungen und Helferakquise.
- Medienarbeit.
Initial 10h. Im Verlauf 1–2h pro Woche.
- PSNV-Struktur.
- Übernahme von Debriefing-Anfragen.
Initial 1h. Sonst nur bei Anfragen.
Regionale Ansprechpartner.
04 Technische Integration
Zweck der technischen Integration ist der Aufbau einer stabilen, sicheren und für den Einsatzdienst praxistauglichen technischen Infrastruktur für die Alarmierung. Dazu gehören die Anbindung der ELS- bzw. ELR-Schnittstelle, die Konfiguration des RdL-Backends, die Integration der DEFI-Map sowie die Einrichtung und Prüfung der App-Funktionalität. Über strukturierte Testalarme und abgestimmte Konfigurationsschritte wird sichergestellt, dass die technischen Abläufe vor dem Start von Echtalarmen vollständig geprüft und nachvollziehbar dokumentiert sind.
- Einrichtung der neuen Region im RdL-System mit Funktions-Mailadresse, Web-Unterseite und Zugang zum internen Workspace wie Slack und Helpdesk.
- Anlegen der Organisationen, Qualifikationen und Rollen im RdL-Backend.
- Unterstützung bei Beantragung oder Beauftragung der ELR-Schnittstelle.
- Technische Anbindung und Konfiguration der Schnittstelle.
- Einweisung der ILS-Admins zu Pseudo-Einsatzmitteln, Alarmtypen und Testalarmen.
- Freischaltung der App-Funktionalität für die Region nach erfolgreichem Test.
- Benennung einer technischen Kontaktperson in der Integrierten Leitstelle.
- Bereitstellung der notwendigen technischen Informationen durch die ILS und Koordination von EVN- oder ELR-Themen.
- Beantragung oder Unterstützung bei der Beantragung der ELR-Schnittstellen-IDs, sofern erforderlich.
- Umsetzung der Alarmtypen, Pseudo-Einsatzmittel und Textbausteine in der Einsatzleitsystem-Software.
- Bereitstellung vorhandener digitaler AED-Datenbestände, falls bereits vorhanden.
- Teilnahme an Testalarmen durch ILS-Admin und Regional-Admin.
05 Öffentlichkeitsarbeit und Fundraising
Dieser Schritt verfolgt das Ziel, das System in der Region sichtbar zu machen, Helfende zu gewinnen und langfristige Finanzierungsmöglichkeiten zu erschließen. Dazu werden zentrale Stakeholder wie Politik, Verwaltung, Hilfsorganisationen, Kliniken und Unternehmen identifiziert, Kommunikationsmaßnahmen geplant und regionale Kampagnen mit passenden Materialien und Spendentools unterstützt. So entsteht eine tragfähige Basis aus Aufmerksamkeit, Engagement und finanzieller Unterstützung für den Betrieb und die Weiterentwicklung der Region.
- Bereitstellung von Marketingmaterialien wie Flyer, Broschüren, Roll-Ups und Aufkleber.
- Unterstützung bei der Einrichtung einer Regionen-Unterseite auf der Webseite von RdL.
- Bereitstellung oder Unterstützung eines Spendentools, sofern gewünscht.
- Unterstützung bei der Erstellung von Pressemitteilungen und Formulierung von Kernbotschaften.
- Teilnahme an ausgewählten Veranstaltungen nach Abstimmung.
- Erstellung einer Stakeholder-Liste für Politik, Verwaltung, Wirtschaft, Hilfsorganisationen, Kliniken, Rettungsdienst, Polizei und Feuerwehr.
- Planung und Durchführung von Infoveranstaltungen für Hilfsorganisationen, Kliniken oder Kommunen.
- Planung einer Kick-off-Veranstaltung für die Öffentlichkeit.
- Regionale Pressearbeit mit Kontaktpflege zu lokalen Medien und Durchführung von Interviews.
- Aufbau und Pflege von Social-Media-Aktivitäten aus der Region.
- Fundraising vor Ort zur Finanzierung von System, AED-Standorten und Ausrüstung.
Dateien:
- Liste Marketingmaterialien (geupdated 2025!)
Link: Marketingmaterialien Seite
06 Informationsveranstaltung für teilnehmende Organisationen
Kliniken HiOrgs etc...
Schaffung einer Struktur für:
- Helferrekrutierung
- Melden von AEDs
Hinweis auf Backendschulung für die ausgewählten Organisationsverantwortlichen (Orga-Admins)
Schulungstermin
06-1 Helfenden-Registrierung und Freischaltung
Dieser Schritt zielt auf eine qualitativ abgesicherte und datenschutzkonforme Aktivierung von Ersthelfenden ab. Dazu wird der SelfSignOn-Prozess technisch bereitgestellt, ein regionaler Prüf- und Freigabeprozess für Qualifikationsnachweise und Erklärungen definiert und die Administration in der Nutzung des Backends geschult. Auf diese Weise entsteht ein strukturierter Workflow, der eine verlässliche Helfendenbasis aufbaut und gleichzeitig rechtliche und organisatorische Anforderungen erfüllt.
- Bereitstellung und Konfiguration des SelfSignOn-Prozesses für Helfende.
- Schulung der Admins im Backend zur Helfendenverwaltung, zur Nutzung von Filtern, Exporten und zum Umgang mit typischen Fehlern.
- Unterstützung beim Versand von Zugangsdaten sowie bei technischen Fragen über Helpdesk, Tutorials und häufig gestellte Fragen.
- Benennung der verantwortlichen Regional-Admins für die Helfendenverwaltung.
- Einrichtung interner Abläufe für die Prüfung von Qualifikationsnachweisen.
- Verwaltung von Datenschutzerklärungen und Schweigepflichtserklärungen in der Region.
- Freigabe neuer Helfender nach Abschluss des SelfSignOn.
- Kontrolle der eingereichten Dokumente wie Qualifikationsnachweise, Datenschutzerklärungen und Schweigepflichtserklärungen.
- Funktion als erste Anlaufstelle bei App-Problemen mit Weitergabe an den RdL-Support bei Bedarf.
06-2 AED-Integration / DEFI-Map
Ziel ist der Aufbau eines verifizierten, einsatzbereiten AED-Netzes mit hoher Datenqualität, das nahtlos in die Alarmierung eingebunden ist. Hierfür werden zuständige Rollen wie DEFI-Map-Admin und Verifizierende bestimmt, bestehende Datenbestände übernommen und durch strukturierte Verifizierungsprozesse qualitativ abgesichert. Ergänzend erfolgt eine fortlaufende Planung und Priorisierung neuer Standorte, um die Erreichbarkeit im Versorgungsgebiet kontinuierlich zu verbessern.
- Technische Einrichtung der DEFI-Map-Schnittstelle mit Import vorhandener Daten und Anbindung an Kartenbasis wie OSM.
- Schulung des DEFI-Map-Admins und der Verifizierenden in der Oberfläche und im Qualitätsstandard der Einträge.
- Beratung zur Standortplanung, etwa zu maximalen Wegen von drei Minuten one-way und zur Priorisierung nach Einsatzaufkommen.
- Benennung eines DEFI-Map-Admins, der Daten koordiniert und prüft.
- Benennung mehrerer Personen für die AED-Verifizierung.
- Erhebung und Überarbeitung bestehender AED-Standorte aus verschiedenen Quellen.
- Verifizierung jedes Standortes mit Koordinaten, Zugangsbedingungen, Fotos, Erreichbarkeit, Betreiberkontakt und zusätzlichen Standortinformationen.
- Laufende Planung und Etablierung neuer Standorte in Abstimmung mit Trägern, Hilfsorganisationen und Kliniken.
07 Vorbereitung zum Alarmierungsstart
Der Alarmierungsstart markiert den Übergang vom Aufbau- in den Echtbetrieb und soll kontrolliert, sicher und gut begleitet erfolgen. Grundlage bilden klar definierte Go-Live-Kriterien für Technik, Helfende, AED-Netz, Kommunikation und psychosoziale Notfallversorgung, eine abgestimmte interne Kommunikation im Rettungsdienstumfeld sowie ein enges Monitoring der ersten Alarme. Ergänzend werden Feedbackkanäle und PSNV-Strukturen etabliert, um Erfahrungen aus der Praxis in die Weiterentwicklung einzuspeisen und Ersthelfende im Bedarfsfall gezielt zu unterstützen.
- Unterstützung bei der Go-Live-Entscheidung anhand einer Checkliste mit Technik, Rollen, Helfenden, AED und Kommunikation.
- Begleitung und Monitoring der ersten Echtalarme mit Möglichkeit schneller Nachjustierung.
- Einrichtung beziehungsweise Koordination des First-Level-Supports für technische und organisatorische Fragen von Region und Helfenden.
- Entscheidung über die Freigabe zum Go-Live, sobald Technik, Helfendenbasis und AED-Netz die vereinbarten Kriterien erfüllen.
- Information des ILS-Teams, des Rettungsdienstes und weiterer Stakeholder über den Start der Echtalarmierung.
- Planung und ggf. Durchführung eines Kick-off-Events mit begleitender Pressearbeit zum Start der Alarmierung.
- Einrichtung oder Bestätigung einer PSNV-Anlaufstelle für Ersthelfende in der Region.
Themen dazu
- Ausrüstung / Sponsoren - erste Helfer > Pressefoto?
08 Kick-Off - Start der Alarmierung
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09 Laufender Betrieb, Kontakt und Support
Im laufenden Betrieb steht die dauerhafte Funktionsfähigkeit des Systems mit klaren Supportstrukturen und kontinuierlichem Wissenstransfer im Vordergrund. Die regionalen Rollen übernehmen fortlaufende Aufgaben in Helfendenverwaltung, AED-Pflege und Öffentlichkeitsarbeit, während RdL über Helpdesk, Wissensdatenbank und Workspace unterstützend wirkt. Regelmäßige Rückmeldungen aus der Praxis und die Nutzung zentraler Kommunikationskanäle ermöglichen eine laufende Optimierung von Prozessen und Inhalten in der Region.
- Betrieb und Weiterentwicklung des Helpdesks mit Tutorials, Handbüchern, FAQ und Ticketsystem.
- Moderation des internen Workspace, zum Beispiel Slack, und Unterstützung der Verantwortlichen in der Region.
- Fachliche Beratung zu Medizin, Organisation, IT, Marketing, Spendenwesen und PSNV im laufenden Betrieb.
- Fortlaufende Helfenden-Administration mit Neuregistrierungen, Dokumentenprüfung und Unterstützung bei App-Fragen.
- Laufende Pflege der DEFI-Map mit neuen Standorten und Sicherung der Datenqualität.
- Kontinuierliche Öffentlichkeitsarbeit, Fundraising und Pflege der regionalen Stakeholder-Kontakte.
- Nutzung von Support- und Wissensangeboten wie Helpdesk, FAQ, Slack und interner Facebook-Gruppe.
- Regelmäßige Rückmeldungen an RdL zu Fällen, Verbesserungsbedarf und PSNV-Bedarf.
Download Dateien:
- AED Broschüre Stryker PDF
- AED Broschüre Corpuls PDF
- AED Nachverdichtung PDF
